Retours d'expérience terrain : 5 conseils pour votre projet de catalogage de données géographiques

Comment nos clients mènent-ils leurs projets de catalogage ? Depuis plusieurs années, nous leur donnons la parole lors de webinaires retours d'expérience, tous disponibles sur notre site. Métropoles, départements, régions, ports, communautés d'agglomération, communautés de communes, grands comptes… Les contextes sont variés, et chaque organisation poursuit des objectifs qui lui sont propres.

Pourtant, d'un témoignage à l'autre, certains conseils reviennent avec insistance. Nous les avons compilés pour vous : voici les 5 recommandations les plus partagées par nos clients pour réussir votre projet de catalogage de données géographiques

01. Dégager du temps et se faire accompagner

S'il y a un conseil qui revient dans la quasi-totalité des retours d'expérience de nos clients, c'est bien celui-ci : le catalogage prend du temps, et il faut l'anticiper.

Au lancement du projet, plutôt que de traiter le catalogage comme une tâche de fond, Manche Numérique recommande d'y consacrer un effort soutenu : « Il vaut mieux [travailler] sur un temps plus contraint et réussir à sortir rapidement une première version ». Cette approche permet de disposer rapidement d'un catalogue exploitable et de démontrer l'intérêt de la démarche en interne.

Cette première version n'est toutefois qu'un point de départ. Comme le rappelle le Département du Calvados, la documentation est un projet de long terme : « La donnée, comme vos territoires, est dynamique. La documentation est tout aussi dynamique et elle nécessite un temps permanent et continu pour s'assurer qu'elle est vraiment raccord avec les données qui représentent nos territoires ». La mise à jour des métadonnées doit donc être intégrée d'emblée dans la charge de travail des équipes.

Pour tenir ce rythme sur la durée, un accompagnement dédié est essentiel. Le Département du Loiret l'a constaté : « Pour mener à bien ce type de projet, il y a besoin d'un accompagnement important. […] Nous avons calé des réunions et des points d'avancement mensuels avec Isogeo, qui nous permettent de maintenir une bonne dynamique et d'avancer en continu ».

Et c'est précisément la mission de nos équipes : vous aider à cadrer, lancer et faire vivre votre projet de catalogage.

02. Identifier les données prioritaires et structurer les catalogues avant de se lancer

Les pratiques varient, mais la majorité de nos clients ne visent pas un catalogue exhaustif d'emblée. Avant les premiers scans, les équipes prennent le temps de définir :

• quelles données cataloguer en priorité,
• et comment organiser leur catalogue pour qu'il reste lisible et utile pour les différents publics qui en auront l’usage (géomaticiens, agents métier…).

Les données stratégiques (données de référence, jeux de données les plus consultés…) sont naturellement les premières concernées. L'objectif : obtenir rapidement un catalogue utile à l'ensemble de l'organisme, avant d’en faire, à terme, la référence pour piloter son patrimoine SIG.

L'organisation du catalogue est également étudiée en amont, avec l'appui de l'équipe Isogeo. L'approche la plus courante consiste à :

• calquer l'arborescence du catalogue sur l'organisation interne (thématiques, métiers, directions…),
• mettre en place des catalogues de suivi par état d'avancement des fiches (finalisée, à compléter, à mettre à jour) ou par service chargé de la documentation,
• préparer des catalogues d'usage, destinés à être diffusés à différents publics ou moissonnés par les plateformes open data.

Au-delà de la structure du catalogue, nos clients préparent aussi des règles de documentation pour uniformiser les fiches dès le lancement du projet. La Métropole Aix-Marseille-Provence préconise par exemple d'« affecter les mots-clés en respectant une logique » et de « définir une nomenclature de nommage des données et des fiches, dans un souci d'organisation, de clarté et d'optimisation des recherches ».

03. Faire du catalogage un réflexe opérationnel

Le catalogage ne devient une pratique durable que lorsqu'il s'intègre aux flux de travail habituels des administrateurs et éditeurs, jusqu'à devenir un réflexe opérationnel.

Nos clients commencent souvent par intégrer le catalogage à leurs processus de gestion de données existants. Le Groupe ADP, par exemple, synchronise les tâches de mise à jour du catalogue avec le processus de publication des données sur l'entrepôt SIG. On retrouve la même logique dans de nombreux organismes, où le versement d'une donnée en base active le « réflexe catalogage ».

Pour ancrer ensuite la pratique dans le quotidien des équipes, plusieurs de nos clients ont adopté les « Metadata Parties » : des sessions collectives entièrement dédiées à la mise à jour des fiches de métadonnées. Dijon Métropole recommande ainsi de « bloquer régulièrement les administrateurs de la plateforme sur une journée, voire deux. […] Ça permet d'avoir un catalogue à jour, et ça n'a pas de prix ».

Dernière étape de cette intégration : faire du catalogage une mission officielle. Certains organismes ont ainsi inscrit de manière claire et précise la mission « catalogage des données » dans les fiches de poste concernées.

04. Asseoir la démarche sur une gouvernance solide

Un projet de catalogage engage des ressources, mobilise plusieurs services et s'étale sur des années. Pour tenir dans la durée, il a besoin d'un portage politique ancré dans la gouvernance de l'organisation.

Comme le souligne Dijon Métropole : « Pour que la dynamique de catalogage puisse prendre au sein de la collectivité, mais au-delà, pour que la stratégie data puisse s'asseoir, il est impératif de passer par la mise en place d'une gouvernance interne. La gouvernance est vraiment l'organe qui va définir d'une part les priorités et les actions de la fonction data, et lui donner les moyens d'aboutir à ses objectifs ». Concrètement, la métropole a mis en place un comité data présidé par le directeur général des services, dans lequel siègent, entre autres, l'ensemble de la direction générale mais également deux élus : « Ça nous permet d'avoir, au sein d'une même instance, le politique et l'exécutif ».

Toutes les organisations n'ont pas forcément mis en place un dispositif aussi structuré qu'un comité data. Mais quelques principes se retrouvent fréquemment dans les retours d'expérience : désigner un sponsor au sein de la direction, capable d'arbitrer et de débloquer des moyens ; inscrire le catalogage dans une feuille de route validée ; et faire régulièrement remonter les avancées du projet auprès des décideurs pour entretenir leur engagement.

Ce cadre légitime la démarche auprès de tous les services et la protège des aléas : changements d'équipe, arbitrages budgétaires, priorités concurrentes, etc.

05. Accompagner, communiquer, animer : un travail de longue haleine

Dernier ingrédient d'un catalogue qui dure : l'animation. Les efforts des équipes se concentrent sur deux fronts : accompagner ceux qui contribuent, et convaincre ceux qui pourraient en bénéficier.

Côté contributeurs, l'enjeu est de rendre le processus de documentation aussi simple que possible. La Région Normandie a ainsi rédigé « un guide de saisie des métadonnées pour accompagner tous les utilisateurs », avec des phrases à copier-coller et à adapter sur la plateforme Isogeo. Le groupe Egis a quant à lui créé des tutoriels pour distinguer les champs obligatoires des champs optionnels.

Côté utilisateurs, il s'agit de faire connaître le catalogue et d'entretenir la dynamique. La Communauté de communes du Pays d'Ancenis insiste sur ce point : « Il est très important de communiquer et d'animer, via des ateliers ou autre, pour aider les utilisateurs à prendre en main l'outil, comprendre pourquoi il est important de l'utiliser, et les inclure dans le projet ».

Les formats ne manquent pas : webinaires de présentation en interne, articles et actualités publiés sur l'intranet, ateliers de prise en main, désignation de référents ou de sponsors chargés d'animer la démarche auprès des directions métiers… L'essentiel est de renouveler régulièrement ces actions de communication : une présentation au lancement ne suffit pas à installer durablement l'outil dans les usages

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Anticiper le temps nécessaire, prioriser les données, intégrer le catalogage aux pratiques quotidiennes, l'asseoir sur une gouvernance solide et l'animer dans la durée : ces 5 conseils viennent du terrain, éprouvés par des organisations de toutes tailles. À vous de les adapter à votre contexte !

Envie d'entendre ces retours d'expérience de vive voix ? Tous les webinaires sont disponibles en intégralité sur notre site. Et si vous préparez votre propre projet de catalogage, notre équipe se fera un plaisir de vous accompagner : contactez-nous !