Actualités Isogeo

Les étapes d'un projet de catalogage Isogeo

Lorsqu’un nouveau client acquiert la solution Isogeo, il est, bien entendu, accompagné dans la prise en main de nos différents outils et dans l’organisation de son travail de catalogage.

Plusieurs années d’expérience et divers projets ont en effet permis à nos équipes de développer un ensemble d'étapes permettant aux utilisateurs Isogeo de devenir rapidement autonomes.

Dans cet article, nous exposerons plus en détail ces différentes étapes : lancement du projet, installation de la solution, journée d’audit, journée de formation des administrateurs et des éditeurs et points de suivi.

Lancement du projet

Tout projet Isogeo commence avec une réunion de lancement. Côté client, sont conviées à cette dernière les personnes qui prendront en charge le projet de catalogage, ainsi qu’un membre de la DSI. Côté Isogeo, le/la responsable de compte et le/la chef(fe) de projet en charge du compte seront présents.

Cette réunion a pour objectif de :

1. définir les acteurs du projet côté client et côté Isogeo ;
2. passer en revue tous les outils commandés, ainsi que les prérequis à mettre en place pour assurer leur bon fonctionnement ;
3. décrire l’architecture de la solution afin de mieux comprendre les prérequis des différents produits ;
4. établir les dates d’installation du Scan et du Widget (si ce dernier est commandé) ainsi que celles des journées d’audit et de formation. 

Installations

Comme son nom l’indique, les différentes installations nécessaires sont réalisées lors de cette étape. Celles-ci concernent plus spécifiquement le Scan, le Widget et le Portail.

Nous procédons d’abord à la vérification des prérequis (cf. doc du Scan et du Widget) avant de nous lancer dans l’installation. En effet, une fois ces prérequis listés lors de la réunion de lancement, nous installons les différentes briques et réalisons plusieurs tests, nous assurant ainsi de leur bon fonctionnement.

Journée d’Audit

Une fois les différents produits installés, nous pouvons désormais entrer dans le vif du sujet. La journée d’audit est le premier pas vers un projet de catalogage de qualité. Lors de cette journée, nous posons au client une multitude de questions, afin de préparer les trois étapes de la chaîne de valeur d’Isogeo : recenser, documenter et valoriser.

En effet, nous préparons d’abord l’étape de recensement en qualifiant les données potentielles à recenser. L’objectif est de déterminer les données qui seront scannées dans un premier temps, ainsi que celles qui le seront plus tard. Nous nous assurons également de l’exhaustivité des formats à scanner.

Pour l’étape de documentation, l’objectif est de récolter un maximum d’informations avant de débuter le travail de catalogage. En effet, cela servira à déterminer le contenu de l’onglet administration de votre groupe de travail : utilisateurs, catalogues, thématiques, spécifications, licences. Cela permettra également de préparer en amont les informations liées à :

• la méthode et le contexte de collecte ;
• les territoires concernés par les données à recenser afin de les inclure dans les titres des fiches de métadonnées ;
• le versionnement des données et leur mise à jour ;
• les contacts.

Enfin, nous préparons l’étape de valorisation des données, le but étant cette fois-ci de remonter toutes les possibilités de valorisation et d’anticiper les projets futurs afin d’y intégrer le catalogue.

A la fin de cette journée d’audit, nous établissons un échéancier de documentation et définissons les données qui seront documentées entièrement (selon la directive INSPIRE) et celles qui ne le seront que partiellement. Cela dépendra de l’utilisation de la donnée et de la manière dont elle sera valorisée.

Journée de formation des administrateurs et des éditeurs

La journée de formation est divisée en deux parties. La première concerne uniquement les administrateurs du groupe de travail car elle se focalise sur la gestion du Scan, ainsi que sur la partie administration de la plateforme. 

En effet, nous abordons les modalités de paramétrage d'un nouveau point d’entrée du Scan, avant de le lancer. Ensuite, nous préparons les différentes parties de l’onglet administration à partir des informations remontées lors de la journée d’audit. Cela signifie la création :

• des catalogues nécessaires à la gestion du groupe de travail ;
• de licences et spécifications supplémentaires, si besoin ;
• des différents contacts du carnet d’adresses ;
• des thématiques du groupe de travail.

La deuxième partie de la journée est consacrée aux administrateurs et aux éditeurs de la solution. Nous les formons à la méthode de documentation la plus efficace : de l’édition des fiches de métadonnées par lots à l’édition unitaire.

La journée se termine avec la visualisation des fiches au sein des différents outils de valorisation à disposition du client. Cela permet aux nouveaux utilisateurs de parcourir toute la chaîne de valeur Isogeo en une journée : recenser, documenter, valoriser.

En fin de journée de formation, nous programmons notre premier point de suivi. Celui-ci se déroule généralement au cours des deux semaines suivantes.

Points de suivi

Cette partie est l’une des plus importantes d’un projet. C’est un moment d’échange entre le client et le chef de projet Isogeo. Les thématiques de cet échange varient d’un point de suivi à l’autre, mais ce dernier permet de :

• reprendre des concepts mal compris ou oubliés ;
• revoir l'organisation du catalogage, ainsi que les processus à mettre en place afin de, par exemple, faire participer les métiers au processus de documentation ;
• faire la démonstration des nouveautés au sein des différents outils à la disposition du client;
• discuter d’un besoin d’outil de valorisation supplémentaire ;
• remonter en interne des comportements souhaités.

Ces points de suivi sont fréquents en début de projet (deux par mois environ), afin de s’assurer que le client maîtrise bien la solution. Ensuite, ils s’étalent dans le temps (un à deux tous les six mois) en fonction des besoins et enjeux du client.